OM NJS
NJS:N TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ
NJS:lle on tärkeätä, että henkilötietojasi käsitellään turvallisella ja asianmukaisella tavalla. Tämä käytäntö kuvaa, kuinka käsittelemme henkilötietojasi.
NJS kunnioittaa yksityisyydensuojaan liittyvät oikeutesi ja yritämme parhaimmalla mahdollisella tavalla noudattaa voimassa olevia tietoturvasääntöjä ja oikeutesi varjelemiseksi tarkoitettuja sääntöjä. Haluamme varmistua, että olet tietoinen siitä, mitä tietoja keräämme sinulta, miten näitä tietoja käytetään ja kuinka suojaamme tiedot. Tämä käytäntö kuvaa myös oikeutesi ja miten voit ottaa meihin yhteyttä, kun sinulla on henkilötietojesi käyttöä koskevia kysymyksiä.
- NJS kerää vain henkilötiedot, jotka tarvitaan jäsenyytesi käsittelemiseksi ja toimintansa harjoittamiseksi.
- NJS suojaa keräämänsä henkilötiedot.
- NJS käyttää tietoja vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty.
- NJS poistaa henkilötiedot, joita ei enää tarvita.
- NJS tiedottaa jäseniään rekisteröitävistä tiedoista ja milloin rekisteröinti tapahtuu.
- NJS tiedottaa jäseniään ja asiaa käsitteleviä viranomaisia, jos henkilötietojen käsittelyssä ilmenee poikkeamia.
REKISTERINPITÄJÄT
- NJS tanskalainen osasto toimii rekisterinpitäjänä Tanskan jäsenien henkilötietojen käsittelyn osalta.
- Pohjoismaiden Rautatieseura, Suomen osasto ry (Nordiska järnvägssällskapet, Finlands avdelning rf.), Y-tunnus 1521471-4, osoite Nissaksentie 3 B 14, 01200 Vantaa, toimii rekisterinpitäjänä Suomen jäsenien henkilötietojen käsittelyn osalta.
- NJS norjalainen osasto toimii rekisterinpitäjänä Norjan jäsenien henkilötietojen käsittelyn osalta.
- NJS ruotsalainen osasto (Forum för nordiskt järnvägssamarbete), org.nr 802002-4702, osoite NJS svensk avdelning, c/o Trafikverket, 172 90 Sundbyberg, toimii rekisterinpitäjänä Ruotsin jäsenien henkilötietojen käsittelyn osalta.
NJS:N KÄSITTELEMÄT HENKILÖTIEDOT
NJS kerää tietoja eri tavoin ja eri yhteyksissä, kuten jäsenilmoituksen yhteydessä, kun osallistut tapahtumiin tai vierailet verkkosivustollamme.
1. KUN ILMOITTAUDUT JÄSENEKSI JOHONKIN KANSALLISEN OSASTOON.
- Nimi
- Yhteystiedot (puhelinnro, sähköpostiosoite ja NJT:n jakeluosoite)
- Yritys/organisaatio
- Syntymäaika ja sukupuoli
Käsittelyn tarkoitus
NJS kerää jäsenyytesi ylläpitämiseksi tarvittavat tiedot, esimerkiksi kutsujen lähettämiseksi NJS:n järjestämiin tapahtumiin sekä NJT:n jakamiseksi.
Käsittelyperuste
Käsittelyperusteina Ruotsissa toimivat sopimus ja oikeutettu etu. Suomessa vastaavasti toimivat lain asettama velvollisuus ja oikeutettu etu.
Säilytysaika
NJS säilyttää tietosi niin kauan kun olet yhdistyksen jäsen. Jäsenyytesi päätyttyä poistamme tietosi. Kunkin maan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti säilytämme kuitenkin tiedot suoritetuista jäsenmaksuista tositteiden muodossa lain edellyttämällä tavalla.
2. KUN ILMOITTAUDUT NJS:N JÄRJESTÄMÄÄN TAPAHTUMAAN
- Nimi
- Yhteystiedot
Käsittelyn tarkoitus
NJS kerää tapahtumaan osallistumiseen järjestämiseksi tarvittavat tiedot.
Käsittelyperuste
Sopimus
Säilytysaika
NJS säilyttää tietosi niin kauan kun se on tarpeen tapahtuman järjestämiseksi, jonka jälkeen tiedot poistetaan.
3. YKSIKKÖTIETOJA
Vieraillessasi verkkosivustollamme voimme kerätä tietoja IP-osoitteista, sijaintitiedoista ja käyttöjärjestelmästä ym. tilastotyökalujen avulla.
Käsittelyn tarkoitus
NJS kerää tarvittavat tiedot palvelujensa tarjoamiseksi ja parantamiseksi.
Käsittelyperuste
Oikeutettu etu
Säilytysaika
NJS säilyttää tiedot niin kauan kun se on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen kannalta.
HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS
NJS ei milloinkaan myy henkilötietojasi kolmannelle osapuolelle. Luovutamme henkilötietojasi kunkin maan organisaatiolle, joka huolehtii NJT:n jakamisesta. Näistä organisaatioista muodostuu henkilötietojen käsittelijöitä ja NJS on sopinut heidän kanssaan henkilötietojen käsittelystä.
NJS hankkii myös tietojärjestelmäpalveluita eri toimittajilta, esimerkiksi jäsenrekisteri. Nämä toimittajat ovat henkilötietojen käsittelijöitä ja saavat käsitellä tietojasi yksinomaan ohjeistuksemme mukaisesti.
NJS voi joissain tapauksissa olla lain perusteella velvollinen luovuttamaan tietoja viranomaisille.
DIGITAALISTEN KANAVIEN LINKIT
NJS:n digitaalisissa kanavissa voi esiintyä linkkejä toisiin digitaalisiin kanaviin, esimerkiksi toisiin verkkosivustoihin. NJS ei vastaa näiden digitaalisten kanavien sisällöstä tai turvallisuudesta.
OIKEUTESI TARKASTUSOIKEUS
SINULLA ON OIKEUS SAADA OTE SINUA KOSKEVISTA TIEDOISTA NJS:N REKISTEREISSÄ.
Oikeus tietojen korjaamiseen ja tietojen poistamiseen
Jos havaitset virheen tiedoissasi, voit pyytää niiden korjaamista. Sinulla on myös eräissä tapauksissa oikeus tietojesi poistamiseen, esimerkiksi jos ne eivät enää ole tarpeellisia sitä tarkoitusta varten, mihin ne on kerätty. Jos poistat tietosi, emme enää voi ylläpitää jäsenyyttäsi. Jos haluat poistaa tietosi, on yksinkertaisinta erota yhdistyksestä.
OIKEUS TIETOJEN SIIRTOON
Sinulla on eräissä tapauksissa oikeus saada meille luovuttamasi henkilötiedot. Tiedot luovutetaan jäsennellyssä ja koneluettavassa muodossa ja sinulla on myös oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle tämän ollessa teknisesti mahdollista.